Segreteria e affari generali - Comune di Vigolzone (PC)

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segreteria e affari generali 

Responsabile del servizio: Stefano Favari

Istruttore Amministrativo: Antonella Cassinari
comune.vigolzone@comune.vigolzone.pc.it

Dove e come contattare l'ufficio
L'Ufficio si trova al primo piano della Residenza Municipale sita in Piazza Serena, 18 - 29027 Vigolzone (PC)

Contatti telefonici:
Centralino: +39 0523872711
Telefono: +39 0523872724
Fax: +39 0523872789

Orari di apertura al pubblico
dal lunedì al sabato dalle ore 8:30 alle ore 12:30
 


La Segreteria Generale è l'ufficio che si occupa di gestire i rapporti tra l'Amministrazione e tutti i Servizi comunali; inoltre è l'ufficio di supporto degli organi istituzionali, ovvero del Sindaco, della Giunta e del Consiglio comunale.
Gestisce le comunicazioni con gli Amministratori ed i Consiglieri, fissa e riceve gli appuntamenti per il Sindaco ed il Segretario.
Si occupa della predisposizione dei verbali degli atti deliberativi del Consiglio e della Giunta; della registrazione degli atti; dell'accesso atti, per quanto riguarda gli atti deliberativi di Giunta e di Consiglio, le determine ed i contratti depositati.
Tiene inoltre i registri delle notifiche e delle comunicazioni; segue il Consiglio comunale; detiene i regolamenti degli Uffici comunali.

Fanno parte dell'Ufficio di Segreteria anche:

  • Centralino
  • Ufficio Relazione con il pubblico - URP - 
  • Ufficio Protocollo (che si occupa della ricezione, registrazione e smistamento della posta in arrivo e in partenza, nonchè di tutte le pratiche di protocollazione e di gestione dell'Archivio comunale 
  • Ufficio notifiche-Messo comunale (che ha il compito di procedere alla notifica degli atti emessi dalle Pubbliche Amministrazioni e di pubblicare all'Albo Pretorio del Municipio gli atti stabiliti dalla normativa vigente).

In dettaglio il servizio svolge:

  • Convocazione delle sedute degli organi istituzionali e predisposizione dei relativi ordini del giorno;
  • Assistenza ai lavori degli organi istituzionali (Giunta e Consiglio) e relativa verbalizzazione, nonché coordinamento della documentazione necessaria ai lavori;
  • Tenuta ed aggiornamento dei "registri - archivi" degli atti amministrativi, provvedendo al rilascio di copie e alla trasmissione degli atti ai diversi settori interessati;
  • Coordinamento e gestione atti monocratici ed ordinanze del Sindaco
  • Supporto e coordinamento dell’attività istruttoria degli atti amministrativi, con verifica della corretta predisposizione della documentazione; controllo delle proposte di deliberazione formulate dai vari settori;
  • Commissioni Comunali: predisposizione atti di nomina, rinnovi, surrogazioni, convocazioni e raccolta dei verbali;
  • Segreteria del Sindaco;
  • Supporto operativo al Segretario Comunale per le funzioni di coordinamento degli Uffici Comunali e inerenti la formazione professionale;
  • Attività di documentazione legislativa;
  • Raccolta e tenuta stampa quotidiana;
  • Garanzia del diritto di accesso;
  • Raccolta dei contratti dell’ente;
  • Protocollo della corrispondenza in arrivo e in partenza;
  • Servizio di centralino, fotocopie e rilegatura, consegna e ritiro pacchi;
  • Servizio di notifica atti;
  • Gestione Albo Pretorio;
  • Archiviazione atti: tenuta dell’archivio e attività di ricerca e documentazione;
  • Reception, ufficio informazioni.
  • Aggiornamento sito web, Supporto interno per realizzazione modelli e stampati;
  • Innovazione tecnologica E-Government.
  • Modalità per esercitare il Diritto di Accesso agli atti
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